Denne uge fandt jeg ingen ny undersøgelse, regulering eller international ledelsesnyhed, som var vigtig nok til at bære et brief til danske C-level-ledere. Det betyder ikke, at der ikke er noget vigtigt at tale om. Tværtimod.
Der er et problem, jeg møder igen og igen hos dygtige topledere: Deres kalender er så effektivt udnyttet, at de ikke længere har kapacitet til det, de egentlig bliver betalt for.
At tænke.
At prioritere.
At opdage det, der ikke står på dagsordenen.
At tage den samtale, som ingen har booket.
At reagere ordentligt, når virkeligheden ikke følger planen.
ProblemetNår effektivitet bliver til sårbarhed
En kalender kan se imponerende ud og samtidig være et ledelsesmæssigt faresignal. Møde efter møde. Beslutning efter beslutning. Ingen synlige huller. Ingen spildtid. Men heller ingen reserve.
Når kalenderen er fyldt 100 procent, bliver enhver uforudset hændelse finansieret ved at udskyde en anden vigtig opgave, forkorte forberedelsen, arbejde ind i aftenen, træffe beslutningen hurtigere end dens betydning berettiger – eller lade problemet vandre videre i organisationen.
Det er ikke høj performance. Det er en organisation, der har gjort sin topledelse afhængig af, at intet uventet sker. Og det gør der som bekendt aldrig.
SkelnenKapacitet er ikke det samme som ledig tid
Den oplagte indvending er: "Jeg kan ikke bare fjerne 20 procent af mine møder. Der er jo en grund til, at de ligger der."
Det er sandsynligvis rigtigt. Men spørgsmålet er ikke, om møderne hver især kan forsvares. Spørgsmålet er, om summen af dem gør dig i stand til at udfylde din rolle.
Der er forskel på ledig tid og ledelseskapacitet. Ledig tid er et hul i kalenderen. Ledelseskapacitet er evnen til at absorbere en overraskelse, tænke en kompliceret beslutning igennem, opdage et svagt signal eller være til stede i en samtale, som pludselig bliver vigtigere end planlagt.
Det er ikke tomgang. Det er beredskab.
Påstanden80 procent kan være 100 procent
Min påstand er ikke, at enhver C-level-kalender matematisk skal være 20 procent tom. Min påstand er, at den planlagte belastning skal være lavere end den maksimale kapacitet. Ellers findes der ingen buffer til:
den kunde, der pludselig er på vej væk
den nøglemedarbejder, der siger op
det strategiske initiativ, der viser sig at være mindre grønt end rapporteret
den konflikt i direktionen, som ikke længere kan ignoreres
den beslutning, der kræver reel refleksion frem for endnu en hurtig godkendelse
Hvis kalenderen allerede har disponeret over hele din kapacitet, bliver alt uventet til overarbejde, forsinkelse eller dårligere dømmekraft. Det er derfor, 80 procent planlagt kapacitet i nogle roller reelt er 100 procent ansvarlig kapacitetsudnyttelse.
De sidste 20 procent er ikke nødvendigvis fritid. Det er den kapacitet, du leder med.
Tre tegnEr du overbooket som leder?
Du løser dagens problemer om aftenen. Kalenderen indeholder møderne, mens det egentlige arbejde bliver skubbet ud på dagens kanter.
Vigtige beslutninger bliver enten forhastede eller udskudt. Du har informationen, men ikke den mentale plads til at bearbejde den ordentligt.
Du har tid til de planlagte samtaler, men ikke til det, der opstår mellem dem. Dermed risikerer du at reagere sent på netop de signaler, der burde nå dig tidligt.
ØvelsenPrøv dette i stedet
Åbn kalenderen for de kommende 14 dage. Se ikke kun på, hvor mange timer der er booket. Se på, hvilken kapacitet aktiviteterne kræver og efterlader. Markér:
møder, hvor din tilstedeværelse reelt ændrer noget
møder, hvor du primært modtager information
beslutninger, der kræver forberedelse eller eftertanke
samtaler, der sandsynligvis bliver følelsesmæssigt krævende
tidsrum, hvor uforudsete problemer realistisk kan håndteres
Spørg derefter:
Hvis noget vigtigt og uventet sker tirsdag formiddag, hvor i min kalender har jeg så kapaciteten til at håndtere det ordentligt?
Hvis svaret er "om aftenen", har du ikke reservekapacitet. Du har bare accepteret, at privatlivet finansierer organisationens manglende buffer.
Den mest værdifulde time i en C-level-kalender kan være den, der endnu ikke har fået et navn.
En fuld kalender dokumenterer aktivitet. Den dokumenterer ikke prioritering, dømmekraft eller ledelseskvalitet.
Den ene handling, du bør tage nuFind ét tilbagevendende møde i de kommende 14 dage, hvor din deltagelse ikke ændrer beslutningen eller kvaliteten mærkbart. Fjern dig selv fra det. Beskyt tiden. Ikke for at nå mere af det samme, men for at kunne håndtere det, du endnu ikke ved bliver vigtigt.
En topleder på 100 procent kapacitet har 0 procent ledelseskapacitet.